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Guía de Usuario - Módulo Compras (SGC)

1. Objetivo​

Esta guía describe cómo operar el módulo Compras para:

  • Registrar compras de mercancía.
  • Registrar notas crédito, notas débito y devoluciones de compras.
  • Cargar líneas desde orden o factura del proveedor (cuando aplique).
  • Gestionar comprobantes de egreso (pagos a proveedores).
  • Autorizar, dejar pendiente o rechazar compras.

2. Alcance de esta guía​

Pantallas incluidas:

  • Compras > Compras de mercancía / Notas / Devoluciones.
  • Compras > Comprobantes de egreso.
  • Administración > Autorización compra de mercancía.

3. Prerrequisitos​

  • Usuario autenticado en SGC.
  • Permisos habilitados para el tipo de documento de compra.
  • Proveedor y sucursal activos.
  • Productos creados y activos.
  • Tipos de compra y comprobantes configurados.
  • Formas de pago activas (para comprobantes de egreso).

4. Navegación​

  1. Ingrese al menú lateral.
  2. Abra Compras.
  3. Seleccione el grupo requerido:
    • Compras de mercancía.
    • Notas crédito.
    • Notas débito.
    • Devoluciones.
  4. Para pagos, use Comprobantes de Egreso.
  5. Para aprobar/rechazar, use Administración > Autorización compra de mercancía.

5. Flujo operativo: Compra de mercancía​

Paso 1: Seleccionar documento y proveedor​

  1. Abra el tipo de compra correspondiente.
  2. Seleccione Proveedor/Sucursal.
  3. Registre fecha de compra.
  4. Si el documento lo requiere, registre:
    • fecha de vencimiento,
    • factura de referencia,
    • descuento general.

Paso 2: Cargar productos​

Puede cargar líneas de estas formas:

  • Manual: agregar producto, cantidad, precio e impuestos.
  • Por factura proveedor: ingresar número de factura y traer líneas (si la integración está activa).
  • Por orden: ingresar consecutivo de orden para cargar líneas relacionadas.

Paso 3: Ajustar líneas​

  • Edite descuento (%), descuento ($), IVA y precio unitario (según permisos).
  • Use Eliminar seleccionados para retirar líneas antes de guardar.
  • Revise los totales del resumen.

Paso 4: Guardar​

  1. Presione Guardar.
  2. El sistema valida datos obligatorios y total de compra.
  3. Se genera consecutivo y queda disponible la impresión.

Paso 5: Imprimir​

  • Puede imprimir en formato carta.
  • Puede imprimir en POS cuando esté habilitado.

6. Flujo operativo: Notas crédito / débito​

  1. Abra el tipo de nota correspondiente.
  2. Seleccione proveedor/sucursal.
  3. Elija el documento relacionado en el selector de facturas pendientes.
  4. Cargue/ajuste líneas y total.
  5. Guarde el documento.

Efecto operativo​

  • Nota crédito: disminuye saldo del documento relacionado.
  • Nota débito: aumenta saldo del documento relacionado.

7. Flujo operativo: Devolución de compra​

  1. Abra el tipo de devolución.
  2. Seleccione el documento de compra relacionado.
  3. Revise líneas y confirme guardado.

Efecto operativo​

  • La devolución afecta el estado del documento origen.
  • La devolución impacta inventario según las líneas del documento relacionado.

8. Flujo operativo: Comprobantes de egreso​

Paso 1: Seleccionar proveedor​

  1. Abra el tipo de comprobante de egreso.
  2. Seleccione proveedor/sucursal.
  3. El sistema carga compras pendientes de pago.

Paso 2: Seleccionar facturas y registrar pagos​

  1. Marque las facturas a pagar.
  2. Agregue una o varias formas de pago desde el botón PAGO.
  3. Registre observaciones y ajuste (si aplica).

Paso 3: Guardar comprobante​

  1. Presione Guardar.
  2. El sistema cruza pagos contra saldos seleccionados.
  3. Imprima en carta o POS si lo requiere.

9. Flujo operativo: Autorización de compras​

  1. Ingrese a Administración > Autorización compra de mercancía.
  2. Filtre por estado:
    • Pendientes,
    • Aceptados,
    • Rechazados,
    • Todos.
  3. En cada movimiento puede:
    • Autorizar,
    • marcar Pendiente,
    • Rechazar,
    • imprimir soporte.

10. Reglas operativas importantes​

  • En compras, la fecha de compra no debe ser mayor a la fecha de vencimiento.
  • En compras tipo factura, proveedor y factura de referencia son obligatorios.
  • El total de la compra no puede ser 0.
  • Las compras nuevas quedan con autorización en estado Pendiente hasta su gestión administrativa.
  • En notas crédito, el valor de la nota no puede superar el saldo del documento relacionado.
  • En comprobantes de egreso, no repita la misma forma de pago.
  • En comprobantes de egreso, no se permite guardar con valores en cero.
  • Para guardar pagos, el valor abonado debe ser coherente con el valor seleccionado.

11. Errores comunes y solución rápida​

  • “Seleccione un proveedor”: seleccione proveedor/sucursal antes de cargar factura.
  • “Ingrese un consecutivo de factura”: escriba número de factura para carga automática.
  • “No existe un documento con este consecutivo y tipo de documento”: confirme tipo y consecutivo.
  • Error de validación de fechas: ajuste fecha de compra/vencimiento para cumplir el orden permitido.
  • “El total de la compra no puede ser 0”: agregue líneas o ajuste cantidades/precios.
  • “Error: La nota supera el valor del saldo.”: reduzca valor de la nota o seleccione otro documento.
  • “El tercero no tiene compras pendientes.”: valide proveedor/sucursal y estado de cartera.
  • “Tipo de pago duplicado, Elimine al anterior.”: use formas de pago distintas o elimine la duplicada.
  • “El valor abonado y seleccionado deben ser diferentes de 0.”: seleccione facturas y agregue pagos.

12. Checklist de cierre (operativo)​

  • Documento correcto (compra/nota/devolución).
  • Proveedor y sucursal correctos.
  • Líneas y totales validados.
  • Documento guardado con consecutivo.
  • Impresión realizada cuando aplique.
  • Estado de autorización revisado.
  • Si hubo pago, comprobante de egreso generado e impreso.

13. Soporte​

Si encuentra bloqueos en Compras, escale con:

  • tipo de documento,
  • consecutivo,
  • proveedor/sucursal,
  • valor total y saldo,
  • mensaje exacto mostrado en pantalla.