Guía de Usuario - Módulo Facturación (SGC)

1. Objetivo

Esta guía explica cómo operar el módulo de Facturación en SGC para:

• Crear y editar movimientos de facturación (POS, factura, devolución, notas).
• Registrar recibos de caja.
• Imprimir documentos en PDF o POS.

1.1 Aclaración de términos

En este módulo, cuando se habla de POS, Factura, Nota Débito, Nota Crédito o Devolución, se refiere a Tipos de Documento de Facturación, no a tipos de compra.

2. Alcance de esta guía

Pantallas cubiertas en esta primera versión:

• Facturación > Factura POS / Facturas / Devolución / Nota Crédito / Nota Débito.
• Recibos de caja.
• Carga por orden y por campo Escanear (según tipo de báscula/escáner).

3. Prerrequisitos

• Usuario autenticado en SGC.
• Permisos habilitados según su rol (ej. creación/guardado de movimientos y recibos).
• Cuadre de caja activo del usuario (si la caja está cerrada, Facturación no debe usarse).
• Configuración básica activa:
  • Terceros y sucursales
  • Formas de pago
  • Tipos de documento / tipos de recibo
  • Resoluciones (si aplica)

3.1 Configuraciones de empresa que impactan Facturación

• Tipo de escáner/báscula: define cómo se carga el campo Escanear (lectura de tiquetes, despacho o captura equivalente).
• Cliente POS por defecto: en documentos POS puede autoseleccionarse una sucursal configurada para venta mostrador.
• Bloqueo de terceros por cartera/cupo: puede impedir facturar terceros con mora o cupo excedido.
• Contraseña de supervisor: permite continuar una factura bloqueada cuando el responsable lo autoriza.
• Mostrar grupos y descuentos globales: algunos campos pueden aparecer/ocultarse según configuración de empresa.

4. Navegación

1. Ingrese al menú lateral.
2. Valide/abra caja desde el control de Cuadre de Caja (botón Abrir/Cerrar Caja).
3. Abra Facturación.
4. Seleccione el tipo de documento (POS, factura, devolución, nota crédito, nota débito).
5. Para recaudo, use Recibos de caja.

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5. Flujo operativo: Crear factura/movimiento

Paso 1: Selección de tercero/sucursal

• Seleccione cliente y sucursal.
• En documentos de factura, esto define condiciones como lista de precios y vencimiento.
• Si el tercero está bloqueado por cartera, el sistema pedirá confirmación para continuar solo con autorización de supervisor.
• Si necesita crear un cliente rápido, use el botón Crear junto a tercero/sucursal, complete el formulario corto, guarde y selecciónelo.

Paso 2: Datos del documento

• Verifique fecha de facturación y fecha de vencimiento.
• Defina vendedor si aplica.
• Revise tipo de documento y consecutivo.
• Si es factura legal, complete datos adicionales solicitados (por ejemplo orden de compra y fecha de orden).

Paso 3: Agregar productos

• Agregue líneas de producto desde el componente de carga de productos.
• Ajuste cantidad, precio, IVA y descuentos según permisos/reglas.
• El precio inicial del producto se toma de la lista de precios asociada a la sucursal seleccionada.
• Si el documento es POS o contado, valide que los pagos correspondan al total.
• Cuando aplique, puede cargar líneas desde lectura de escáner/tiquete/despacho/orden en lugar de digitación manual.

Paso 3.1: Carga asistida (según configuración)

• El campo Escanear cambia su comportamiento según la configuración de empresa.
• Puede cargar líneas desde:
  • lectura de tiquetes de báscula,
  • consecutivo de despacho,
  • lectura equivalente configurada para la planta.
• El comportamiento específico depende del tipo de escáner configurado en Empresa (Dibal, Marques, Epelsa, despacho, etiqueta, etc.).
• También puede cargar líneas por Orden cuando el proceso comercial lo requiera.
• En este caso, la orden funciona como una precuenta: primero se crea la orden, se valida internamente y luego se llama en Facturación para convertirla en factura real.
• Para que la llamada de la orden funcione, el tipo de orden debe estar asociado al tipo de documento de facturación que está usando en pantalla.
• Si el documento es nota o devolución, primero seleccione el documento relacionado y luego cargue/ajuste líneas.

Paso 4: Registrar pagos

• Agregue una o varias formas de pago.
• El bloque de pagos aparece de forma operativa en documentos POS y en factura marcada como Contado.
• Para POS/contado, el sistema valida montos contra el total del documento.
• En contado, el valor pagado debe coincidir con el total para generar recibo automático.

Paso 5: Guardar

• Presione Guardar.
• El sistema realiza validaciones de negocio (totales, pagos, datos obligatorios).
• Si se activó autorización por bloqueo de cartera, se solicitará contraseña de supervisor antes de confirmar.
• En notas, el sistema puede solicitar confirmación de si el movimiento debe afectar inventario.
• Si la factura se crea desde una orden, al guardar exitosamente la orden queda marcada como facturada.

Paso 6: Imprimir / emitir

• Puede imprimir en POS o PDF según el flujo habilitado.
• Si usa facturación electrónica, utilice acciones de envío/consulta de estado cuando estén disponibles.
• En tipos de documento con integración electrónica, el sistema puede enviar el documento automáticamente según parametrización.
• Cuando aplica integración externa, el sistema puede intentar publicar la factura en servicios del tercero/proveedor.

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6. Flujo operativo: Recibos de caja

Paso 1: Seleccionar cliente/sucursal

• Seleccione el cliente y sucursal.
• El sistema carga facturas pendientes de pago.

Paso 2: Seleccionar facturas a abonar

• Marque en la tabla las facturas objetivo.
• Revise Total seleccionado.

Paso 3: Agregar pagos

• Abra modal PAGO.
• Seleccione forma de pago.
• Ingrese valor y guarde.
• Puede agregar múltiples pagos y eliminar pagos antes de guardar.

Paso 4: Observaciones y ajuste

• Registre observaciones del recibo.
• Si aplica, use ajuste.

Paso 5: Guardar recibo

• Use Guardar o Guardar con contraseña (según permiso).
• El sistema valida coherencia entre valor abonado y valor seleccionado.

Paso 6: Imprimir recibo

• Después de guardar, puede imprimir:
  • PDF
  • POS

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7. Reglas operativas importantes

• Debe existir un cuadre de caja abierto para operar Facturación y Recibos de caja.
• Si el tercero tiene cartera bloqueada, facturas vencidas o cupo excedido, puede requerirse autorización para continuar.
• El tercero debe tener documentos pendientes para poder recaudar.
• No duplique formas de pago en un mismo recibo.
• Para contado/POS, respete validación de montos.
• Si no hay facturas pendientes, el sistema lo informará.
• Evite recargar el mismo tiquete/código en la misma factura para no duplicar líneas.
• En documentos legales, la resolución debe estar vigente y en rango; si no, el sistema bloquea la operación.
• En documentos legales se ejecutan validaciones adicionales en el control de movimientos (resolución/rango/condiciones de emisión).
• Para montos altos en POS, puede exigirse factura electrónica según configuración de la empresa.
• En devoluciones, no se debe continuar si el documento origen tiene recibos activos.
• En notas (crédito/débito), el valor y estado del documento relacionado deben cumplir reglas contables para permitir guardar.
• La edición de facturas puede bloquearse cuando ya existe relación con otros documentos o cuando ya fue gestionada electrónicamente.
• Si el producto no tiene precio para la lista de la sucursal seleccionada, no debe agregarse al documento.
• Si intenta llamar una orden cuyo tipo no está asociado al tipo de documento de facturación actual, el sistema responderá que la orden no existe para ese tipo.

8. Errores comunes y solución rápida

• “No se han agregado productos”: agregue al menos una línea en el documento.
• “El producto ... no tiene precio asignado para esta lista de precios”: parametrice precio en la lista asociada a la sucursal o seleccione otra sucursal/lista.
• “El pago debe ser mayor/igual a la venta”: ajuste montos de pago.
• “El pago debe ser igual a la venta para generar recibo automático”: en contado, iguale pago y total.
• “Tercero bloqueado” / mora / cupo: valide cartera con administración o solicite autorización de supervisor.
• “Contraseña incorrecta para crear movimiento”: verifique clave de supervisor antes de reintentar.
• “El tiquete ya está cargado o ya fue facturado”: use un tiquete no usado o valide lectura/fecha/puesto.
• “La orden #... no existe para el tipo de orden ...”: verifique que el tipo de orden esté asociado al tipo de documento de facturación seleccionado.
• “Error: La resolución ...” (inactiva, vencida o fuera de rango): valide configuración de documento/resolución con administración.
• “Para facturas mayores a ... debe realizar factura electrónica”: cambie a flujo de factura electrónica.
• “El movimiento tiene un recibo activo asociado”: no se puede procesar devolución hasta resolver el recibo.
• “La factura ya se envió electrónicamente y no se puede modificar”: use el proceso correcto de ajuste (nota) en lugar de edición directa.
• “El tercero no tiene facturas pendientes”: confirme sucursal correcta y estado de cartera.
• Errores de validación: revise campos obligatorios y permisos del rol.

9. Checklist de cierre (operativo)

• Documento guardado correctamente.
• Totales revisados.
• Pago conciliado.
• Impresión (POS/PDF) realizada cuando aplique.

10. Soporte

• Si presenta bloqueos al facturar, reporte al equipo responsable:
  • tipo de documento,
  • número/consecutivo,
  • cliente y sucursal,
  • mensaje exacto mostrado,
  • si hubo lectura por escáner/tiquete.