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Guía de Usuario - Módulo Órdenes (SGC)

1. Objetivo​

Esta guía explica cómo operar el módulo Órdenes para:

  • Crear órdenes de compra/facturación.
  • Editar órdenes mientras estén pendientes.
  • Autorizar, dejar pendiente o rechazar órdenes.
  • Imprimir orden en formato carta.

En operación comercial, la orden puede funcionar como precuenta: primero se crea/valida la orden y después se convierte en factura desde Facturación.

2. Alcance de esta guía​

Pantallas cubiertas:

  • Órdenes > Órdenes.
  • Administración > Autorización de órdenes.

3. Prerrequisitos​

  • Usuario autenticado con permisos del módulo.
  • Tipo de orden configurado y habilitado.
  • Tercero/sucursal activos.
  • Productos activos y lista de precios disponible para la sucursal.

4. Navegación​

  1. Menú lateral → Órdenes.
  2. Seleccione tipo de orden y consecutivo (nuevo o existente).
  3. Para gestión de aprobación: menú Administración > Autorización de órdenes.

5. Flujo operativo: Crear una orden​

Paso 1: Encabezado​

  • Seleccione tercero y sucursal.
  • Defina Fecha de movimiento y Fecha de entrega.
  • Registre observaciones si aplica.

Paso 2: Agregar productos​

  • Añada líneas desde el buscador de productos.
  • Ajuste cantidad, precio, IVA y descuento por línea según permisos.
  • Revise número de líneas y totales.

Paso 3: Guardar​

  • Presione Guardar.
  • El sistema valida:
    • total mayor a 0,
    • tercero/sucursal obligatorios,
    • fecha de orden obligatoria.
  • Al guardar se genera consecutivo y modal de impresión.

Paso 4: Imprimir​

  • Use botón Imprimir Carta para generar PDF.

6. Flujo operativo: Editar orden existente​

  1. Abra la orden por tipo y consecutivo.
  2. Ajuste encabezado y/o líneas.
  3. Use Guardar Edición.

Regla clave de edición​

  • Solo se permite editar cuando la orden está en estado Pendiente.
  • Si ya está autorizada o rechazada/cancelada, el sistema bloquea edición.

7. Flujo operativo: Autorizar/Rechazar/Pendiente​

  1. Ingrese a Administración > Autorización de órdenes.
  2. Filtre por estado (Todos, Pendientes, Aceptados, Rechazados).
  3. En cada fila use la acción correspondiente:
    • Autorizar,
    • Pendiente,
    • Rechazar.
  4. Confirme en tabla el nuevo estado.

8. Reglas operativas importantes​

  • Consecutivo se genera automáticamente por tipo de orden.
  • Toda orden nueva inicia en estado activo y autorización pendiente.
  • Para usar una orden en procesos relacionados (compra/factura), debe cumplir validaciones del flujo destino.
  • Para facturar una orden, el tipo de orden debe estar asociado al tipo de documento de facturación que se está usando.
  • Una orden ya facturada no puede volver a usarse para facturación.
  • Una orden cancelada/rechazada no debe continuarse en procesos operativos.

9. Errores comunes y solución rápida​

  • “El total ... no puede ser 0”: agregue líneas válidas o ajuste cantidades/precios.
  • “El campo tercero es requerido”: seleccione sucursal válida del tercero.
  • “No existe un documento con este consecutivo y tipo de documento”: verifique tipo y número.
  • “La Orden ya esta Autorizada/Cancelada”: no se puede editar; use otra orden o gestión administrativa.
  • Orden no disponible para compra/facturación: valide estado/autorización y configuración del tipo de orden.
  • “La orden #... no existe para el tipo de orden ...”: la orden fue creada con un tipo no asociado al tipo de documento actual en Facturación.

10. Checklist de cierre​

  • Encabezado correcto (tercero/sucursal, fechas).
  • Líneas revisadas (cantidad, precio, IVA, descuento).
  • Orden guardada con consecutivo.
  • Estado de autorización validado.
  • PDF generado cuando aplique.

11. Soporte​

Si ocurre un bloqueo, reportar:

  • tipo y consecutivo de orden,
  • estado de autorización actual,
  • usuario que ejecuta la acción,
  • mensaje exacto mostrado en pantalla.