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Guía de Usuario - Configuración Facturación (SGC)

1. Objetivo​

Esta guía explica cómo parametrizar correctamente el módulo de Configuración de Facturación para que los procesos de facturar y recaudar funcionen sin bloqueos.

Permite:

  • Crear y mantener resoluciones.
  • Configurar tipos de documentos de facturación.
  • Configurar formas de pago.
  • Configurar tipos de recibo de caja.

1.1 Aclaración de términos​

En configuración de Facturación, la clasificación POS/Factura/Nota Débito/Nota Crédito/Devolución pertenece a Tipos de Documento. El término Tipos de Compra corresponde al módulo de Compras.

2. Alcance de esta guía​

Pantallas cubiertas:

  • Facturación > Tipo documentos.
  • Facturación > Tipo recibos caja.
  • Facturación > Formas pago.
  • Facturación > Resoluciones.

3. Prerrequisitos​

  • Usuario autenticado en SGC.
  • Permisos habilitados para parametrización de facturación.
  • Definición interna previa de:
    • prefijos y rangos de resolución,
    • tipos de documento a operar,
    • formas de pago autorizadas,
    • estrategia de recaudo por tipo de recibo.

4. Orden recomendado de configuración​

  1. Resoluciones.
  2. Tipos de documentos.
  3. Formas de pago.
  4. Tipos de recibos de caja.

Este orden evita inconsistencias porque tipos de documento y tipos de recibo dependen de catálogos previos.

5. Flujo operativo: Resoluciones​

5.1 ¿Para qué sirve?​

Define la numeración legal/operativa disponible para documentos de facturación.

5.2 Campos principales​

  • N° Resolución.
  • Prefijo.
  • N° Inicio.
  • N° Final.
  • Fecha de Resolución.
  • Fecha de Vencimiento.

5.3 Crear resolución​

  1. Ingrese a Facturación > Resoluciones.
  2. Complete los campos del formulario.
  3. Presione Guardar.

5.4 Editar / activar / desactivar​

  • Use Editar para actualizar datos.
  • Use Activar/Desactivar según estado.

5.5 Recomendaciones operativas​

  • Validar que el rango de numeración no se traslape con otra resolución activa.
  • Controlar vigencia para evitar bloqueos en emisión de documentos.

6. Flujo operativo: Tipos de documentos​

6.1 ¿Para qué sirve?​

Define los documentos usados en operación comercial:

  • Devolución,
  • Factura,
  • Nota crédito,
  • Nota débito,
  • Factura POS.

Nota clave:

  • Este catálogo define qué tipos de factura puede crear el módulo de Facturación. No depende de “tipos de compra”.

6.2 Campos principales​

  • Naturaleza (devolución/factura/nota crédito/nota débito/POS).
  • Doc relacionado (aplica para devolución y notas).
  • Resolución.
  • Nombre.
  • Consecutivo inicial.
  • Nombre alterno.
  • Nota.
  • Formato de impresión.
  • ID tipo doc Soenac (si aplica FE).
  • ID resolución Soenac (si aplica FE).
  • Es traslado.
  • Mostrar documento (estado visible en operación).
  • Es oficial.
  • Habilitación FE.

Significado operativo de naturaleza:

  • POS (4): venta de contado; exige pagos al momento.
  • Factura (1): venta normal (puede manejar crédito/contado según flujo).
  • Nota crédito (2): reduce saldo/valor de documento relacionado según reglas.
  • Nota débito (3): incrementa saldo a favor de la factura relacionada.
  • Devolución (0): procesa devolución con validaciones sobre documento origen.

6.3 Crear tipo de documento​

  1. Abra Facturación > Tipo documentos.
  2. Seleccione Naturaleza.
  3. Si es devolución/nota crédito/nota débito, seleccione Doc relacionado.
  4. Seleccione resolución (si aplica).
  5. Complete nombre, consecutivo y demás campos.
  6. Presione Guardar.

6.4 Editar y revisar​

  • Use Ver para validar parametrización completa.
  • Use Editar para ajustes.

6.5 Reglas operativas importantes​

  • Para devolución/notas, el documento relacionado debe quedar correctamente definido.
  • Si Mostrar documento está desactivado, el tipo no aparecerá en operación.
  • Si se usa facturación electrónica, IDs y habilitación FE deben ser consistentes.
  • Si el tipo es legal, el movimiento ejecuta validaciones adicionales de control y requiere resolución válida.
  • Legal:
    • usa resolución asociada,
    • valida reglas adicionales de emisión en el guardado,
    • puede requerir flujo electrónico según parametrización.
  • No legal:
    • no aplica el mismo bloque estricto de validaciones legales,
    • mantiene validaciones operativas normales (totales, líneas, permisos, etc.).

7. Flujo operativo: Formas de pago​

7.1 ¿Para qué sirve?​

Define métodos de pago disponibles para facturas y recibos.

7.2 Campos principales​

  • Nombre.
  • Soenac ID (integración FE cuando aplique).
  • Mostrar documento (activo).

7.3 Crear / editar​

  1. Abra Facturación > Formas pago.
  2. Ingrese nombre y, si aplica, Soenac ID.
  3. Defina si queda activo en operación.
  4. Guarde.

7.4 Regla operativa​

  • Las formas de pago inactivas no deben usarse en documentos nuevos.

8. Flujo operativo: Tipos de recibos de caja​

8.1 ¿Para qué sirve?​

Define tipos de recibo para recaudo y los documentos de factura que pueden asociarse.

8.2 Campos principales​

  • Nombre.
  • Consecutivo inicial.
  • Tipos de documento asociados (selección múltiple).
  • Mostrar documento (activo).

8.3 Crear tipo de recibo​

  1. Abra Facturación > Tipo recibos caja.
  2. Complete nombre y consecutivo inicial.
  3. Seleccione uno o más tipos de documento.
  4. Defina estado activo.
  5. Guarde.

8.4 Editar tipo de recibo​

  • Use Editar y actualice asociaciones de tipos de documento según política de recaudo.

8.5 Regla crítica​

  • No se puede guardar si no selecciona al menos un tipo de documento.

9. Reglas operativas globales del módulo​

  • Si un catálogo está inactivo, puede dejar de mostrarse en los formularios operativos.
  • Cambios de consecutivo, prefijo o resolución impactan directamente emisión de documentos.
  • Toda modificación de parametrización debe validarse con una prueba operativa controlada.

10. Errores comunes y solución rápida​

  • Tipo de documento no visible en facturación: revise bandera Mostrar documento y permisos.
  • No permite guardar tipo de recibo: seleccione al menos un tipo de documento asociado.
  • Numeración inconsistente: revisar consecutivo inicial, prefijo y resolución activa.
  • Documento no sale como electrónico: validar habilitación FE e IDs de integración.

11. Checklist de cierre​

  • Resoluciones cargadas y vigentes.
  • Tipos de documento creados por naturaleza.
  • Formas de pago activas y depuradas.
  • Tipos de recibo configurados con asociaciones correctas.
  • Validación final realizada creando:
    • factura POS de prueba,
    • factura de naturaleza 1,
    • prueba de nota (cuando aplique),
    • recibo de caja de prueba.

12. Soporte​

Si hay bloqueos en parametrización, reportar:

  • pantalla exacta (resolución/tipo doc/forma pago/tipo recibo),
  • dato configurado,
  • mensaje exacto mostrado,
  • impacto operativo observado (qué proceso se bloqueó).