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Guía de Usuario - Módulo Terceros y Sucursales (SGC)

1. Objetivo​

Esta guía explica cómo configurar y administrar Terceros y sus Sucursales para que funcionen correctamente en:

  • Facturación y facturación electrónica.
  • Compras y comprobantes de egreso.
  • Despachos (salidas de mercancía).
  • Órdenes.
  • Liquidaciones y etiquetado.

2. Alcance de esta guía​

Pantalla incluida:

  • Configuración > Terceros.

3. Prerrequisitos​

  • Usuario autenticado con permiso para administrar terceros.
  • Listas de precios activas.
  • Datos fiscales básicos (tipo de documento, régimen, responsabilidad, tipo de organización).
  • Municipios/departamentos cargados.

4. Navegación​

  1. Menú lateral.
  2. Abra Terceros.
  3. Cree o edite el tercero.
  4. Abra Sucursales para configurar datos operativos por sede.

5. Flujo operativo: Crear Tercero​

  1. Complete datos básicos:
    • tipo y número de documento,
    • nombre,
    • régimen / responsabilidad / tipo de organización.
  2. Configure comportamiento comercial:
    • Plazo facturación,
    • Días de gracia,
    • Cupo cartera,
    • Bloquear cartera.
  3. Marque si aplica: Proveedor, Cliente, Empleado, Hab. Traslados.
  4. Agregue mínimo una sucursal.
  5. Guarde.

Sin sucursal no se puede completar la creación del tercero.

6. Flujo operativo: Crear/Editar Sucursal​

  1. En el tercero, abra Sucursales.
  2. Registre:
    • nombre, dirección, teléfono,
    • departamento/municipio,
    • listas de precios,
    • email,
    • campos de integración (si aplica).
  3. Guarde la sucursal.
  4. Active/inactive o edite desde la tabla de sucursales del tercero.

7. Uso de campos críticos (Tercero)​

7.1 Campos de cartera y crédito​

  • Plazo facturación
    • Define días de vencimiento y cálculo de mora en documentos de venta.
  • Días de gracia
    • Ajusta desde cuándo una factura se considera vencida en validaciones de cartera.
  • Cupo cartera
    • Define límite de saldo permitido para ventas a crédito.
  • Bloquear cartera
    • Si está activo, el tercero se bloquea por política de cartera en selección comercial.

7.2 Roles del tercero​

  • Proveedor / Cliente / Empleado
    • Determinan en qué módulos puede seleccionarse el tercero en operación.

8. Uso de campos críticos (Sucursal)​

8.1 Listas de precios​

  • Lista de Venta
    • Se usa para precio de productos en facturación y lectura de despachos.
  • Lista de Compra
    • Se usa en procesos de precios por sucursal para compras.
  • Lista de Etiquetas
    • Se usa para procesos de etiquetado según configuración de planta.

8.2 Facturación electrónica e integración​

  • Email
    • Se usa como destinatario para envío de factura electrónica al cliente.
  • Nube Usuario ID
    • Identificador del tercero en integraciones externas (pedidos/plataforma).
  • Subir Factura
    • Habilita envío de facturas a la nube para esa sucursal (si empresa también lo habilita).
  • Subir Liquidación
    • Habilita envío de liquidaciones de compra a la nube (si empresa también lo habilita).

8.3 Producción y trazabilidad​

  • Código Invima (código planta)
    • Se usa en etiquetas para mostrar datos sanitarios/planta del proveedor.

9. Reglas operativas importantes​

  • Cree siempre al menos una sucursal por tercero.
  • Si el tercero opera en FE, valide que el email de sucursal esté correcto y vigente.
  • Si usa integraciones de nube, valide consistencia entre:
    • Nube Usuario ID,
    • Subir Factura/Subir Liquidación,
    • configuración global de empresa (URLs y activación).
  • No cambie listas de precios sin validar impacto en facturación/órdenes/despachos.
  • Mantenga municipio/departamento correctos para documentos e informes.

10. Errores comunes y solución rápida​

  • “Agregue al menos una sucursal”: cree mínimo una sucursal antes de guardar tercero.
  • Bloqueo por cartera/mora/cupo: valide plazo, días de gracia, cupo, bloqueo y estado real de cartera.
  • No llegan correos de FE: revise email de sucursal, separadores de múltiples correos y configuración FE.
  • No sube factura/liquidación a nube: valide Nube Usuario ID y banderas de subida en sucursal + empresa.
  • Precio incorrecto en documentos: valide lista de venta/compra configurada en sucursal.

11. Checklist de cierre (operativo)​

  • Tercero creado con datos fiscales completos.
  • Sucursal activa con dirección/teléfono/municipio.
  • Listas de precios correctas por tipo de operación.
  • Email de FE validado.
  • Integraciones de nube (si aplican) configuradas y probadas.

12. Soporte​

Si hay bloqueos con terceros/sucursales, escale con:

  • documento y nombre del tercero,
  • sucursal involucrada,
  • campo que se modificó,
  • módulo afectado (facturación, compras, despacho, etc.),
  • mensaje exacto mostrado en pantalla.